Mise à jour du 20/11/2014 :

Comme on dit, il n’y a que les imbéciles que ne changent pas d’avis ! Plusieurs lecteurs ont partagé ici leur mauvaise opinion de Sellsy et je suis moi-même déçue par ses augmentations de prix répétées et non justifiées par l’amélioration de ses services. Je compte donc prochainement changer de service de facturation (merci de partager vos coups de cœur) et publier un billet pour résumer le fruit de mes recherches. À suivre donc. En attendant, je vous laisse lire cet article qui, s’il n’apporte finalement pas de solution miracle, a le mérite de poser certaines questions.

Des mois, des années que je cherche et que je teste des sites ou des logiciels pendant 7, 14 ou 30 jours avant d’abandonner parce que le service est trop cher, que les modèles de factures sont vraiment trop moches, que la facturation ne peut s’effectuer que dans une seule devise, ou que les messages de relance sont en français (ou anglais) seulement…

Je pensais devoir choisir entre productivité et identité visuelle, renoncer aux beaux documents d’entreprise que je m’étais créés pour enfin me simplifier la vie, mais non, finalement j’ai trouvé Sellsy !

Reprenons depuis le début…

Résumé du problème

Il y a quelque temps déjà je vous ai proposé un billet sur la facturation et offert de vous envoyer mon modèle de facture. Vous pouvez demander à y avoir accès à la page suivante > https://www.tradupreneurs.fr/services/information/.

J’ai mis du temps à créer ce modèle qui reprend les divers éléments de mon identité visuelle et toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur une facture en France. Seulement, c’est un document Word, que je dois mettre à jour (dates, tarifs, total) à chaque fois que je termine un projet pour un client (ou chaque fin de mois pour mes chouchous, les réguliers !).

Au début, pas de problème : j’avais du temps à consacrer à ce type de tâche ingrate. Mais aujourd’hui, j’ai beaucoup plus de clients et je ne peux plus me permettre de perdre des minutes facturables.

Que faire donc ? Une petite recherche sur Internet m’offre à portée de souris moult solutions de facturation pratiques-et-pas-chères qui pour la plupart proposent une période d’essai avant de s’engager.

Pourquoi se priver ? J’ai donc patiemment testé plusieurs sites les uns après les autres (MyAE.fr, Flexina, Evoliz, Invokit, 4Visions Manager, InvoiceMachine.com, FreshBooks… entre autres) et aussi consulté pas mal d’avis sur des forums d’entrepreneurs, notamment sur les logiciels Ciel et EBP. 

Malheureusement, aucune de ces solutions était entièrement satisfaisante. Pour faire court, voici ce que je leur reproche en général :

  • Configuration complexe : certaines solutions sont de véritables tableaux de bord. Très complètes certes, mais difficiles à prendre en main. Je cherche avant tout une solution simple à utiliser.
  • Coût élevé : à part les logiciels Ciel ou EBP que l’on achète et télécharge une fois pour toutes, la plupart des solutions que j’ai testées sont des applications en ligne dont l’accès est accordé en échange d’un paiement mensuel, trimestriel ou annuel. Les sociétés qui proposent ces services prétendent que c’est le moyen idéal d’avoir à tout moment et en tous lieux accès à leurs services, mais c’est surtout bien plus rentable pour eux ! Les prix varient en général selon les besoins et la forme juridique de votre entreprise (souvent moins élevé pour les autoentreprises) et s’échelonnent entre 9 et 25 €/mois, ce qui peut tout de même représenter jusqu’à 300 €/an ! Méfiez-vous également des achats à l’avance. Mieux vaut en effet vérifier que la solution que vous avez choisie répond bien à tous vos besoins avant de vous laisser convaincre par un ou plusieurs mois « gratuits ». 
  • Personnalisation faiblarde : le principal problème pour moi (et pour nombre d’entre vous si j’en crois vos messages) est la personnalisation des documents. Tous les services que j’ai testés promettent invariablement la possibilité de créer ou d’adapter différents modèles de factures et de devis, mais en général il y a toujours quelque chose qui coince : les numéros de documents ont un format imposé qui ne correspond pas au séquençage que j’ai choisi, je n’ai pas le choix de la langue ou de la devise, les modèles proposés sont affreux, le module de personnalisation nécessite d’avoir un diplôme d’ingénieur en informatique… Bref, la personnalisation est très souvent le point faible de ces applications.

La solution que j’attendais

En adoptant Sellsy, j’ai enfin trouvé une solution simple, esthétique et bon marché :

  • Personnalisation : les modèles de documents proposés sont très faciles à modifier et disponibles en plusieurs langues. Vous enregistrez les titres des colonnes, choisissez les couleurs de votre texte ou du tableau, sélectionnez les informations que vous souhaitez voir apparaître, etc. Si vous n’arrivez tout de même pas à obtenir une version qui vous plaît, vous pouvez comme moi choisir un fond de page pour personnaliser l’en-tête et les informations qui apparaîtront sur tous vos documents. Pour les séquences de numérotation, pas de panique non plus… si vous ne trouvez pas le vôtre dans les nombreuses options proposées, vous pourrez toujours le modifier lors de la création de votre facture. 
  • Fonctionnalités : outre son outil de conception de factures et de devis, vous pouvez aussi utiliser Sellsy pour envoyer vos documents (par e-mail ou par courrier), relancer vos clients en cas de retard de paiement, leur envoyer un message de remerciement, vérifier en un seul coup d’œil l’état de votre trésorerie, gérer vos contacts et organiser votre prospection. Plusieurs modules complémentaires peuvent être activés (la plupart gratuitement) afin de personnaliser les fonctions de votre logiciel.
  • Coût : sur son marché, Sellsy est relativement peu onéreux. Comptez 11,90 €/mois si vous êtes en entreprise individuelle sous le régime de l’autoentreprise (exonération de TVA) et 29,90 €/mois si vous êtes au régime général. Oui, je sais, ce n’est tout de même pas donné, mais quand vous aurez fait le tour des outils gratuits et des logiciels traditionnels un peu poussiéreux, nous en reparlerons ! Point positif : votre accès est illimité (ce qui n’est pas toujours le cas). Malheureusement, ce montant est payable en une fois. Assurez-vous donc de profiter à fond de votre essai de 15 jours avant de débourser cette somme pour un service qui ne répondrait pas entièrement à vos attentes.
  • Service : l’équipe de Sellsy est jeune et dynamique. L’outil étant relativement nouveau, il est en constante évolution et vos commentaires et suggestions sont les bienvenus pour contribuer à son amélioration. En bonne linguiste, je me suis permis de leur faire remarquer quelques problèmes de typographie sur leurs modèles de documents en anglais. Le logiciel a été immédiatement modifié… Excellent sens du service !

Quelques souhaits pour l’avenir

Comme la perfection n’existe malheureusement pas en ce bas monde, Sellsy laisse cependant quelques fonctionnalités à désirer :

  • Synchronisation bancaire : autrement dit la possibilité de mettre à jour le tableau de bord de l’entreprise en temps réel à partir des relevés en ligne de votre compte bancaire. Peu de prestataires offrent actuellement ce service en France, mais la personne à qui j’ai parlé chez Sellsy m’a assuré que c’est une option sur laquelle l’entreprise planche en ce moment. Le rêve pourrait donc prochainement devenir réalité.
  • Comptabilité : pour l’instant Sellsy se limite à proposer un service de facturation et de gestion de la relation client. Un module d’exports comptables est disponible pour faciliter le transfert de données et vous pouvez donner un accès limité à votre compte à votre expert-comptable. Cependant, si vous souhaitez trouver un logiciel complet pour faire votre comptabilité et vos déclarations de TVA, passez votre chemin.
  • Chiffre d’affaires global : un peu plus ennuyeux pour les traducteurs. Impossible à l’heure actuelle de consolider votre chiffre d’affaires mondial ! Si vous êtes comme moi payé en diverses devises, vous pourrez uniquement consulter le total de vos recettes pour chacune d’entre elles séparément (CA en GBP, CA en USD, CA en euros). Pas très pratique j’en conviens, mais lié à la difficulté d’établir un taux de change fiable pour consolider l’ensemble des factures. Si, comme c’est prévu, Sellsy peut éventuellement obtenir des données directement auprès de votre banque, le problème sera résolu. En attendant, vous devrez faire votre compta à part.

En résumé Sellsy fait du bon boulot, est un outil à la fois esthétique et fonctionnel, offre un service de qualité et promet de s’améliorer encore à l’avenir… que demande le peuple ? J’ai enfin trouvé chaussure à mon pied, mais je ne prétends pas vous proposer la solution universelle. Avez-vous trouvé une solution pour vos problèmes de facturation ? Si oui laquelle et qu’en pensez-vous ?

 

POUR ALLER PLUS LOIN

P.-S. Je tiens à préciser que je ne détiens aucune action Sellsy et que ce billet a uniquement pour objectif de vous présenter un outil relativement nouveau. Je décline par là même toute responsabilité en cas de problème insurmontable ou d’insatisfaction totale !

 

Photo Gaële Gagné

L'autrice

Professionnelle accréditée en commerce international et conseillère pour les PME, Gaële Gagné est devenue traductrice indépendante en 2005. Dans le cadre de son entreprise, Trëma Lingua, elle propose des services de traduction marketing et commerciale de l'anglais vers le français et partage ses connaissances en gestion d'entreprise avec ses collègues traducteurs via la plateforme Tradupreneurs.fr.

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