Si, comme beaucoup de traducteurs et traductrices, vous avez lancé votre activité sous le régime de la microentreprise, vous bénéficiez d’un régime fiscal et social simplifié qui allège considérablement vos obligations en matière de comptabilité. Mais alléger ne veut pas dire annuler !

En plus de facturer vos prestations et d’avoir un compte bancaire dédié à votre activité, vous avez l’obligation de tenir un livre des recettes encaissées ; recettes que vous déclarerez ensuite, mensuellement ou trimestriellement, sur le portail de l’autoentrepreneur.

Ça paraît simple, mais prenons le temps de faire le point pour vous éviter de coûteuses erreurs…

 

C’est quoi un livre des recettes ?

Dans le domaine de la comptabilité, le livre est un registre qui dresse la liste d’opérations comptables (recettes ou dépenses) dans un ordre chronologique sur une période donnée. Il sert de référence pour vos déclarations et de preuve en cas de contrôle, il doit donc être correctement présenté, tenu et archivé.

Bonne nouvelle : les microentrepreneurs exerçant en libéral (tous les professionnels des langues) comptabilisent uniquement leurs recettes (factures encaissées), puisque leurs dépenses ne sont pas déduites de leur chiffre d’affaires « au réel », mais de manière forfaitaire pour le calcul de leur bénéfice imposable (voir l’article sur l’impôt du traducteur).

Ces recettes doivent être entrées individuellement au jour le jour dans l’ordre chronologique par date d’encaissement. Vos factures en attente de paiement ne sont donc pas entrées dans le livre des recettes avant d’apparaître sur votre relevé de compte bancaire.

 

À quoi ça sert ?

Le total des recettes enregistrées dans ce livre sert de base au calcul :

  • de vos cotisations sociales et contribution à la formation professionnelle déclarées et payées chaque mois ou chaque trimestre (22,1 % du total de vos recettes).
  • de votre impôt (66 % du total est soumis au barème d’imposition par tranches ou, si vous avez opté pour le versement libératoire forfaitaire, 2,2 % s’ajoute au montant des cotisations prélevées chaque mois ou chaque trimestre).

Votre livre des recettes pourra donc être demandé, comme d’autres justificatifs (factures, notes d’honoraires, bons de commande…) en cas de contrôle par l’administration fiscale ou l’URSSAF, afin de vérifier la justesse de vos déclarations.

 

Comment le présenter ?

La présentation est libre, mais le document se présente généralement en colonnes et doit préciser pour chaque recette :

  • la date d’encaissement
  • la référence de la pièce justificative (n° de facture ou de bon de commande)
  • l’identité du client (nom déclaré)
  • le montant encaissé (hors taxes)
  • le mode de paiement (chèque, virement, etc.)

Si vous exercez une activité mixte (vente + prestation de services) sous le même code APE, vous devez en plus préciser la nature des recettes dans une colonne supplémentaire.

 

modèle livre de recettes microentreprise

Si vous avez plusieurs activités, vous devez tenir un livre des recettes pour chacune, mais c’est le chiffre d’affaires global de votre entreprise que vous déclarez sur le portail de l’URSSAF et sur votre déclaration d’impôt.

Pour créer votre livre, vous pouvez :

Ces dernières années, la jurisprudence a apporté quelques précisions sur la présentation du livre des recettes. Pour bien faire, ajoutez le nom de votre entreprise (le vôtre puisque vous êtes entrepreneur individuel) et numérotez les pages pour prouver que vous n’avez ajouté ou caché aucun encaissement.

Notez que la tenue du livre des recettes n’est officiellement « soumise à aucun formalisme en particulier », les principes obligatoires de tenue des livres et registres comptables (enregistrements définitifs, validation des données numériques, etc.), ne s’appliquent donc pas.

 

Qu’est-ce que j’en fais ?

La période de référence pour les déclarations de recettes étant l’année civile, il faut créer un livre de recettes par an puis l’archiver.

Les registres comptables, comme les pièces justificatives (factures, bons de commande, etc.), doivent être conservés 10 ans. Assurez-vous de sécuriser vos données en les enregistrant sur un disque externe ou sur les serveurs d’une solution de sauvegarde à distance.

Pour améliorer votre livre de recettes, vous pouvez :

    • ajouter un registre des achats, afin de vérifier régulièrement si le poids de vos charges (cotisations sociales + dépenses professionnelles) dépasse le seuil d’abattement forfaitaire de 34 % du chiffre d’affaires qui détermine votre bénéfice imposable à l’impôt sur le revenu (auquel cas, vous devriez envisager une sortie du régime micro). Par ailleurs, un registre des achats, vous permet de faire le compte de la TVA déductible si vous êtes assujetti.
    • L’utiliser pour suivre votre activité. En effet, les données collectées dans un livre de recettes permettent de calculer des ratios pouvant servir d’indicateurs de performance : évolution du chiffre d’affaires d’une année à l’autre, trésorerie (recettes – dépenses), part de tel client ou type de prestation sur l’ensemble de votre chiffre d’affaires, etc. Bien conçus et régulièrement suivis, ces indicateurs sont très précieux pour évaluer la rentabilité de votre entreprise et prendre des décisions stratégiques sur des critères objectifs.

Quelles erreurs éviter ?

Les erreurs les plus courantes portent à la fois sur le document et les données qu’il contient :

    • Ne pas tenir sa comptabilité au jour le jour: le manque de rigueur peut vous coûter cher. Si vous ne pouvez pas présenter un document à jour en cas de contrôle, vous risquez une amende en plus d’un redressement fiscal. Sans compter la perte de temps que représente le rattrapage de comptabilité à effectuer pour remédier à la situation.
    • Modifier les données : votre document ne doit présenter aucun blanc ou rature pouvant faire suspecter la dissimulation de certaines recettes. Une fois que vous les avez entrées dans votre livre, ne modifiez pas les numéros de référence de vos documents ou les montants à déclarer. N’oubliez pas qu’en cas de contrôle vous devrez également fournir les justificatifs à l’appui de vos déclarations.
    • Se tromper dans la numérotation des factures : les numéros de factures suivent un ordre chronologique et, une fois lancée, la numérotation ne doit présenter aucun « trou » ni doublon. Or, puisque le livre de recettes présente les factures en ordre chronologique par date d’encaissement, elles n’apparaitront pas forcément « dans l’ordre » dans votre livre des recettes. Le risque est alors grand de se tromper de numéro lorsque vous émettez une nouvelle facture. Pour éviter cette erreur, vous pouvez créer un registre des factures qui les présente dans l’ordre chronologique et réunit tous les détails nécessaires pour les retrouver plus facilement dans vos archives (nom du client, date, montant, etc.). Vous trouverez un modèle de ce registre dans notre bibliothèque de documents à télécharger.

Toute erreur, même de bonne foi, peut donner lieu à des pénalités, notamment un éventuel redressement fiscal (majoration de l’impôt et des cotisations sociales à payer, intérêts de retard et amendes), voire des sanctions pénales en cas de fraude avérée considérée comme du travail dissimulé.

Pour éviter d’en arriver là, prenez le temps de vous renseigner sur vos obligations comptables. Créez un modèle de document conforme à la réglementation et prenez l’habitude de le tenir et de l’archiver de manière appropriée.

Si vous avez déjà votre modèle : quelle forme et quel support avez-vous choisis ? Avez-vous des conseils à partager avec les nouveaux microentrepreneurs ?

 

POUR ALLER PLUS LOIN

 

Photo Gaële Gagné

L'autrice

Professionnelle accréditée en commerce international et conseillère pour les PME, Gaële Gagné est devenue traductrice indépendante en 2005. Dans le cadre de son entreprise, Trëma Lingua, elle propose des services de traduction marketing et commerciale de l'anglais vers le français et partage ses connaissances en gestion d'entreprise avec ses collègues traducteurs via la plateforme Tradupreneurs.fr.

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